Access

Baza danych to kolekcja danych, pewien uporządkowany zbiór danych. Pod tym pojęciem rozumiemy zarówno same dane, jak i ich strukturę oraz sposób prezentacji, czyli podział na pola i rekordy, przedstawiane w formularzach czy raportach. Przykładami baz danych mogą być zbiory informacji o klientach firmy, kontaktach z klientami, dane o produktach firmy, zakupach i sprzedaży, akta personalne pracowników firmy. W programie Access tworzone są relacyjne bazy danych, gdzie mogą występować różne zbiory informacji, połączone ze sobą. Na przykład wszystkie przedstawione powyżej zbiory informacji mogą być umieszczone w oddzielnych bazach danych albo w jednej bazie relacyjnej. Dzięki stworzeniu jednej bazy otrzymujemy pełniejszą informację, łatwiej jest wyszukiwać interesujące nas dane, analizować je i uzupełniać. W każdej bazie tworzonej w programie Microsoft Access mogą występować powiązane ze sobą elementy: tabele, zapytania, formularze, raporty, makra i moduły. Elementy te są powiązane ze sobą. Zapytania, formularze i raporty czerpią informacje z tabel. Raporty i formularze czerpią też informacje z zapytań. Dane mogą być wprowadzane i zmieniane w tabelach, zapytaniach i formularzach. Tabele służą do prezentacji wszystkich danych, a zapytania - do pokazania tylko niektórych danych, wybranych według określonego kryterium. Formularze pozwalają na wprowadzanie danych i ich pokazanie na ekranie, a raporty - na zaprezentowanie danych na wydruku. Makra i moduły są elementami programistycznymi, rozszerzającymi możliwości programu i ułatwiającymi pracę w bazie danych. Tabele zawierają pewien zbiór danych. Na przykład może to być zbiór informacji o produktach firmy. Dane w tabelach umieszczone są w kolumnach i wierszach. W kolumnach umieszczone są pola bazy danych, a w wierszach - rekordy. Pole zawiera informację pewnego rodzaju, na przykład - nazwę produktu. Rekord zawiera wszystkie informacje o konkretnym przedmiocie, na przykład produkcie oferowanym przez firmę. W programie Access tabele dostępne są w dwóch trybach pracy, zwanych tu „widokami" - Projekt i Arkusz danych. Widok Projekt służy do stworzenia struktury tabeli, czyli zdefiniowania pól bazy danych. Widok Arkusz danych służy do pracy z samymi danymi: wpisywania danych, poprawiania ich i uzupełniania. Tworząc bazę najpierw definiujemy strukturę danych w tabeli używając do tego celu widoku Projekt, a później wpisujemy dane, używając widoku Arkusz danych. Zapytania to wybrane dane z tabel, spełniające zadane przez użytkownika warunki. Na przykład ze spisu produktów danej firmy chcemy obejrzeć tylko informacje o produktach wprowadzonych do sprzedaży w roku 1996. Dane stanowiące odpowiedź na pytanie mogą być zebrane z jednej lub kilku tabel danych. Zadając pytanie określamy, które pola mają być pokazane, jak mają być posortowane rekordy i jakie mają spełniać kryterium. Kryterium to właśnie samo pytanie, w najprostszym przypadku -wartość jednego pola. W powyższym przykładzie chcemy więc wyszukać w bazie wszystkie rekordy, w których pole Data Sprzedaży zawiera datę 1996.