Arkusz kalkulacyjny

Arkusze kalkulacyjne to programy do przechowywania i przetwarzania dużej ilości danych liczbowych. Umożliwiają szybkie wykonywanie rachunków, uaktualnianie i porządkowanie danych, a także przedstawianie ich w postaci różnego rodzaju wykresów. Wyobraźmy sobie firmę, w której pracuje kilkadziesiąt osób (czyli wcale nie taką dużą). Każda z tych osób ma określoną stawkę godzinową, różnego rodzaju dodatki (za staż, zasługi i dzieci), odprowadza podatki, dodatkowo dorabia pracami zleconymi. Przez wiele lat potężnym działem takiej firmy musiała być księgowość, z całym zastępem urzędników, przerzucających co dzień stosy teczek. Dziś do obsługi tego rodzaju księgowości wystarczy tak naprawdę jedna osoba dysponująca arkuszem kalkulacyjnym. Istnieje wiele programów tego typu - bardzo specjalistycznych, przeznaczonych do konkretnych rodzajów działalności oraz uniwersalnych, z których korzystać może zarówno bank, jak i rodzina planująca domowe wydatki. Do tej ostatniej grupy należą takie programy jak Lotus 1-2-3 czy Microsoft Excel. Ten rozdział podzieliliśmy na dwie części. W pierwszej omawiamy pewne podstawowe pojęcia i zagadnienia związane z pracą na każdym arkuszu. W drugiej prezentujemy niektóre możliwości arkusza kalkulacyjnego Excel. Pole robocze arkusza to jak gdyby pokratkowana karta papieru, której kolumny są oznaczone literami, a wiersze liczbami. Pojedyncza kratka, nazywana komórką, to elementarna jednostka struktury arkusza. W jedną komórkę wpisujemy jedną daną. Każda komórka ma swój adres - połączenie oznaczenia kolumny i wiersza (na przykład Cl). Dzięki temu, we wszystkich wzorach możemy się jednoznacznie odwołać do konkretnej komórki. Jeśli na przykład w C1 napiszemy A1 +B1, to w Cl pojawi się suma wartości wpisanych do A1 i B1. Jeśli te wartości zmienimy, to zaktualizuje się również C1 (jeśli w A1 jest 3, a w B1 4, to w Cl jest 7. Jeśli teraz do Al wpiszemy 5, to w Cl pojawi się 9). Istnieje również możliwość jednoczesnego działania na większej grupie komórek, nazywanej zakresem. Zakres oznaczamy podając położenie jego lewego górnego i prawego dolnego rogu (na przykład A3:B5). Możemy też jednocześnie oznaczyć kilka nie przylegających do siebie zakresów (A3:B5, D3:D5). Napisy służą zwykle do wprowadzenia opisu i komentarza. Mogą to być nagłówki tabel, spisy nazwisk na liście płac, informacje o wynikach przeprowadzonych działań. Możemy określać ustawienie napisu w komórce (do lewej, do prawej, wyśrodkowany), czcionkę i jej atrybuty. Formuły umożliwiają zapisanie w arkuszu funkcji i operacji, które mają być wykonywane na liczbach i napisach. Mogą to być funkcje matematyczne (na przykład: zsumuj zawartość zaznaczonego zakresu), logiczne (na przykład: jeśli wartość wyliczonej sumy jest większa od danej liczby, to wyprowadź na ekran komunikat), statystyczne (na przykład: policz średnią z zaznaczonego zakresu) i inne. Użytkownik arkusza może także przeprowadzić wiele operacji, dzięki którym wyświetlane i drukowane wyniki będą miały czytelną i estetyczną postać: poszerzać, zwężać oraz ukrywać kolumny i wiersze; określać format wyprowadzanych liczb i napisów; wprowadzać ramki i cieniowanie tła; sortować dane (na przykład ustawiać w kolejności alfabetycznej) i prezentować dane w postaci wykresów.