Bazy danych

Baza danych to zbiór uporządkowanych informacji. Prostym przykładem bazy danych może być spis książek w domowej biblioteczce. Najmniejsza część przechowywanej informacji pamiętana jest w polu bazy danych (field). W naszym przykładzie pola zawierają: tytuł książki, imię autora, nazwisko autora, nazwę wydawnictwa. Jednym z pierwszych problemów, z którymi stykamy się tworząc bazę danych, jest rozdzielenie informacji na pojedyncze pola. Na przykład - czy nazwisko i imię pamiętać w jednym polu, czy w dwóch? Rozdzielenie informacji na pola ma znaczenie przy wprowadzaniu danych, ich wyszukiwaniu i prezentacji w różnej formie: na przykład w wydrukowaniu spisu naszych książek czy informacji o pojedynczej książce. Rekordy tworzą bazę danych, zwaną też czasem tablicą bazy danych (database table). Pojawić się tu mogą problemy terminologiczne, jako że program, w którym pracujemy z bazami danych, potocznie nazywamy również... bazą danych, podobnie jak arkusz kalkulacyjny to program, w którym przygotowujemy arkusze kalkulacyjne. Formalnie takie programy jak Microsoft Access można nazwać programami do zarządzania bazami danych. Do wprowadzania danych i ich prezentacji na ekranie komputera służy formularz. Formularz może zawierać wszystkie pola bazy lub tylko ich część. Pola mogą być pokazane na ekranie w dowolnej kolejności, wyróżnione przez zastosowanie elementów graficznych, różnych krojów pisma i kolorów. Formularze mogą dla wygody użytkowników naśladować druki takie jak czek czy wizytówka. Tę samą bazę danych można wykorzystywać w różnych celach. Szkolna baza danych może zawierać informacje personalne, oceny, wyniki sportowe, wyniki badań lekarskich, uwagi nauczycieli. Nauczyciel może korzystać z tej bazy podobnie jak z dziennika. Szkolny lekarz może dzięki niej ocenić stan zdrowia ucznia. Jeszcze innych informacji może potrzebować dyrektor, wizytator czy nauczyciel wychowania fizycznego. Dla każdej z tych osób przygotowuje się oddzielne formularze, zawierające tylko niektóre pola z rekordu. Typowym przykładem formularza jest etykieta adresowa (mailing labet). Etykiety adresowe często tworzy się z baz zawierających adresy firm czy osób: po to, by wysłać do nich rachunki, zaproszenia lub życzenia świąteczne. Specjalnym rodzajem formularza jest formularz listu. Wpisujemy doń treść listu, a program dba o wypełnienie pól imienia i nazwiska adresata, czasem także innych informacji, takich jak godzina i miejsce spotkania w zaproszeniach czy wysokość nagrody w zawiadomieniach o wygranej. Inną formą prezentacji danych jest raport. Raport może zawierać informacje z kilku rekordów, w przeciwieństwie do formularza, który zawiera informacje tylko z jednego rekordu. Raport może mieć postać tabelki zawierającej dane, na przykład alfabetyczną listę naszych znajomych i ich telefonów. W innych bazach danych, takich jak baza z informacjami o wydatkach na organizację imprezy, dane liczbowe można podliczać, tworząc raporty z kalkulacją kosztów. Komputerowa baza danych umożliwia sprawdzanie danych podczas ich wprowadzania, by nie dopuścić do powstania błędnych lub bezsensownych informacji.