Bazy danych

Kolejnym rodzajem programów zaliczanych do aplikacji biurowych i często używanych jest baza danych. Termin ten w szerszym znaczeniu odnosi się do każdego uporządkowanego zbioru informacji zgromadzonego według pewnych zasad, niezależnie od rodzaju nośnika, na jakim są zapisane. Tak więc bazą danych jest książka telefoniczna, wykaz kontrahentów, spis książek, kartoteka magazynowa, itp. Inaczej mówiąc, jest to zbiór informacji zgromadzonych według pewnego schematu, jednorodnych logicznie. My będziemy się zajmować bazami w formie elektronicznej, ale różnica w stosunku do baz zgromadzonych w innej formie wynika głównie z o wiele większych możliwości obliczeniowych komputera i specyficznych narzędzi możliwych do zastosowania. Różnice merytoryczne nie są znów tak wielkie. Zasadniczą cechą każdej bazy danych jest jej uporządkowanie i powtarzalność opisu (w ramach tej bazy) każdego pojedynczego elementu. Powtarzalność ta dotyczy zarówno zawartości merytorycznej, jak i na ogół formy opisu. Ułatwia to przeglądanie bazy i wyszukiwanie określonych informacji. Za przykład niech nam posłuży znana zapewne każdemu kartoteka magazynowa. Jest to zbiór jednakowych kart z naniesionymi rubrykami, przeznaczonymi do zapisywania określonych informacji dotyczących poszczególnych materiałów. Wszystkie karty są jednakowe pod względem formy, a każda zawiera informacje dotyczące jednego materiału. Informacje te (np. nazwa materiału, symbol, jednostka miary, cena jednostkowa, przychód, rozchód, itd.) są wpisywane w takie same, przewidziane do tego rubryki. Dzięki temu, poszukując jakiejś informacji, wiemy, w którym miejscu karty jej szukać. Jeśli ktoś nie widział nigdy kartoteki magazynowej, za przykład może posłużyć kartoteka prowadzona przez wypożyczalnię kaset video. Każdy z klientów ma w niej założoną swoją kartę, zawierającą takie informacje, jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, adres zamieszkania, rubryki na wpisywanie dat i numerów (lub tytułów) wypożyczanych kaset, dat zwrotu, itp. W obu przykładach baza danych zachowuje jednorodną formę opisu, gromadząc określone informacje o poszczególnych obiektach (w pierwszym przypadku obiektami są materiały, a w drugim klienci wypożyczalni). W bazach gromadzonych w komputerze pojedyncza karta zawierająca komplet informacji o obiekcie nosi nazwę rekordu, a każda nazwana kratka przeznaczona na wpisanie określonej informacji (np. imię, nazwisko, nazwa materiału, symbol, numer, itd.) nosi nazwę pola. Tak więc baza elektroniczna gromadzona jest w formie rekordów zawierających pola z danymi. Pola bazy danych są zdefiniowane poprzez typ pola (tekstowe, liczbowe, data, logiczne, itd.) i przez długość pola, określającą liczbę znaków mieszczącą się w nim. Cała baza składa się z określonej liczby rekordów. Oczywiście, liczba ta może się zmieniać. Możemy dodawać jedne rekordy i usuwać inne, ale zawsze po dokonaniu zmiany liczby rekordów jest określona. Elektroniczne bazy danych dzielą się na dwa podstawowe rodzaje, przesądzające o ich możliwościach - bazy kartotekowe i bazy relacyjne. Pierwszy z nich - poza formą zapisu (elektroniczna) - nie różni się zbytnio od bazy tradycyjnej, gromadzonej w formie papierowej kartoteki (i stąd jej nazwa). Jest to po prostu papierowa kartoteka, „żywcem" przeniesiona do komputera. Zyskuje się tylko na szybkości wyszukiwania, przeliczania, sporządzania zestawień, itp. W bazach relacyjnych występują różne rodzaje rekordów, gromadzących każdy swoje informacje, powiązanych wspólnymi polami (co najmniej jednym). Wspólnymi, to znaczy zawierającymi te same informacje o tych samych obiektach. Pozwala to uniknąć powtarzania jednakowych danych w różnych rekordach, a tym samym groźby ich niejednoznaczności.