Formularze w Access

Formularze pozwalają na pokazywanie danych z tabel i zapytań. Można za ich pomocą wprowadzać dane, przeglądać je czy zmieniać. Formularze pokazywane są na ekranie. W formularzu możemy na przykład wyświetlić wszystkie informacje o pojedynczym produkcie: jego nazwę, budowę, datę wprowadzenia na rynek, wielkość sprzedaży. Z formularzem pracujemy w trzech trybach, zwanych tu „widokami" Projekt, Formularz, Arkusz danych. Widok Projekt służy do tworzenia i wprowadzania zmian w strukturze formularza. Projektując formularz możemy dowolnie rozmieszczać pola, używać linii, rysunków i kolorów oraz elementów sposobu komunikacji z użytkownikiem w Windows, takich jak pola tekstu czy pola wyboru. Widok Formularz służy do przeglądania danych, dodawania nowych lub wprowadzania zmian w już istniejących rekordach. Pokazywana jest zawartość jednego rekordu. Widok Arkusz danych prezentuje dane w postaci wierszy i kolumn. Raporty służą do prezentacji na wydruku danych z tabel i zapytań. Umieszczane są na nich dane podobne do tych w formularzach czy zapytaniach, tyle, że z myślą o pokazaniu ich na kartce papieru, a nie na ekranie. Dane do raportu czerpane są z tabeli lub zapytania. W raporcie mogą być pokazane tylko niektóre rekordy bazy danych i tylko niektóre pola z każdego rekordu. Możemy dla wybranej grupy rekordów obliczać i wyświetlać wartości, takie jak sumy sprzedaży. Praca z raportem odbywa się w dwóch trybach - Projekt i Podgląd wydruku. Widok Projekt pozwala na stworzenie struktury raportu. Raport projektuje się z myślą o jak najczytelniejszym przekazaniu wybranych informacji, a przy tym przekazaniu ich w atrakcyjnej formie. Używa się więc elementów graficznych, różnych krojów i wielkości kroju pisma, wytłuszczeń. Ważne jest odpowiednie rozmieszczenie tekstu na stronie. Widok Podgląd wydruku pozwala przyjrzeć się wstępnym wynikom naszej pracy, choć oczywiście prawdziwym jej sprawdzeniem jest wydrukowanie raportu. Makra pozwalają wykonać pewne czynności w sposób automatyczny. Makro to zarejestrowany zestaw czynności czy też akcji. Akcja to wykonanie pewnego polecenia, na przykład otwarcie konkretnego formularza, wydrukowanie raportu, zmiany zawartości pola, sprawdzanie poprawności danych. Makra warto napisać i dołączyć do naszej bazy wtedy, gdy pewne zadania wykonujemy często lub, gdy są one dość skomplikowane i chcemy je uprościć, sprowadzając do naciśnięcia jednego przycisku. Ułatwiają one pracę z bazą danych. Mogą mieć postać przycisku w formularzu, na przykład przycisku Drukuj raport. Moduły służą do rozszerzenia możliwości Microsoft Access przez włączenie do bazy danych prostych programów pisanych w języku Access Basic. Podobnie jak makra ułatwiają pracę z bazą danych. Mają od nich większe możliwości, ale są przy tym trudniejsze do stworzenia. Makra i moduły są przeznaczone dla twórców baz i zaawansowanych użytkowników programu.