Organizator osobisty (PIM - Personal Information Manager) ma swój rodowód pozakomputerowy. Przypomina system notatek, w którym wszystkie zapiski, potrzebne przy załatwianiu interesów oraz w życiu prywatnym, takie jak adresy znajomych, daty spotkań, rocznic ślubów, listy zakupów, są przechowywane w małym segregatorze. Do segregatora wpina się kartki - w kratkę, w linię, czyste - na których zapisujemy różne ważne dla nas informacje. Kartki te można przekładać kartami indeksu tak, by łatwo odnaleźć potrzebną informację. Do segregatora produkowane są specjalne wkłady, na przykład wkład kalendarza na dany rok, kartek do spisu telefonów, zestawień finansowych. Innym pomysłem są kartki w różnych kolorach. Oczywiście zarówno jedne, jak i drugie mają już wycięty odpowiedni układ dziurek, pasujący do danego typu segregatora. Segregatorek pozostaje więc ten sam, zmienia się tylko - częściowo - jego zawartość. Jak w wielu innych dziedzinach, tak i w tej komputer okazał się doskonałym rozwinięciem owego systemu. Programy takie jak Lotus Organizer są komputerowymi odpowiednikami segregatorka; określa się je jako organizator osobisty. Pozwalają zarówno wpisywać dane i je przechowywać (co zupełnie wystarcza użytkownikom przenośnych komputerów), jak i drukować je tak, by dały się wpiąć do klasycznych segregatorków. Są przykładem zastosowania bazy danych w codziennym użytkowaniu komputera. Służą one zasadniczo do trzech celów: prowadzenia notesu z telefonami i adresami, prowadzenia terminarza spotkań i spraw do załatwienia na dany dzień oraz prowadzenia luźnych notatek. Nie jest to jednak tylko komputerowa proteza - coś co niby zupełnie dobrze zastępuje zdrową rękę, ale gdyby ręka była zdrowa, to można byłoby się bez tego obejść. W organizatorach osobistych wykorzystany jest fakt, że prowadzone są one na komputerze. Można zlecić komputerowi, żeby odszukał jakąś notkę. Notes telefoniczny służy do połączeń przez modem. Do notatek dodaje się różne komputerowe elementy, takie jak obrazki, tabele czy nawet nagrany głos lub dźwięk. Istnieje wiele programów określanych jako organizatory osobiste. Jednym z najstarszych i najbardziej znanych jest SideKick firmy Borland. Większość nowszych programów tej klasy pracuje w Windows: Lotus Organizer, Polaris PackRat, Symantec Act!. W wersji sieciowej Windows, Windows for Workgro-ups, znajduje się program o nazwie Schedule+, spełniający część zadań organizatora osobistego. Zaletą pracy w Windows jest przede wszystkim łatwość wymiany danych z innymi programami, przepływ tekstu, grafiki, obliczeń, wykresów pomiędzy aplikacjami, by w efekcie stworzyć jeden dokument. Programy pracujące w DOS mają natomiast bardzo małe wymagania sprzętowe, co może być istotne przy używaniu ich na komputerach przenośnych. Komputery przenośne są właśnie owym polem, na którym proteza staje się lepsza od ręki. Ze zwykłym komputerem jest bowiem kłopot, że nie zawsze mamy go przy sobie; możemy zapomnieć o czymś, zanim do niego dotrzemy i otworzymy organizator osobisty. Komputery przenośne dają możliwość prowadzenia ciągłych notatek i nieprzerwanego do nich dostępu.

Przeprowadzimy teraz obrazowe porównanie, pozwalające poprzez analogię na zorientowanie się, o co tutaj chodzi. Na początek zauważmy, że porządkowanie informacji nie jest niczym niespotykanym i nie zaczęło się wcale w epoce komputerów. Było tak zawsze, zmieniła się tylko forma ich zapisu i gromadzenia. Można nawet powiedzieć, że sposób porządkowania informacji został „żywcem" przeniesiony z poprzedniej epoki. Zastanówmy się, jak porządkujemy informacje „biurowe" mające postać dokumentów. Każdy z nich ma jakieś cechy identyfikacyjne, np. numer dziennika, nadawany w momencie rejestrowania go w dzienniku podaw-czym. Porządny urzędnik nie wrzuca wszystkich dokumentów na chybił trafił do jednej szuflady. Wpina je do wcześniej założonych i opisanych teczek, dotyczących poszczególnych spraw. Jeśli pojawia się nowa sprawa, której dotąd nie było, zakłada i opisuje nową teczkę. Teczki z kolei wpina do segregatorów, grupujących rodzaje spraw lub na przykład wg układu terytorialnego. Jeśli spraw jest wiele i różnorodnych, można podział prowadzić dalej, wydzielając osobne półki, a w następnej kolejności szafy. I tak powstaje struktura gromadzonych informacji, pozwalająca szybko odnaleźć poszukiwany dokument, sprawę, itd. Poprowadźmy rozumowanie dalej. Co robimy, aby znaleźć konkretny dokument, np. podanie Kowalskiego z księgowości o podwyżkę. Od czego zaczniemy? Od najwyższego poziomu hierarchii, czyli ustalenia, w którym dziale się znajduje, np. w kadrach. Idziemy tam, znajdujemy szafę działu księgowości, w niej segregator „Sprawy finansowe", dalej teczkę „Podania o podwyżki", a w niej poszukiwane podanie Kowalskiego. Układ ten może być oczywiście nieco inny, ale zawsze podobny. Chcemy teraz znaleźć podanie Malinowskiego z działu zbytu. Co robimy? Zamykamy otwartą dotychczas teczkę, następnie skoroszyt (odstawiamy go na półkę) i zamykamy szafę księgowości. Przechodzimy do szafy działu zbytu, otwieramy odpowiedni skoroszyt, następnie właściwą teczkę i znajdujemy szukane podanie. Każdy bez trudu porusza się w tak zorganizowanym biurze. Musi tylko znać strukturę organizacji informacji, czyli zasady, wg których są grupowane. Zakończmy na tym ten przydługi wywód i wróćmy do komputera. Analogia sama się narzuca. Jest to zupełnie ta sama filozofia porządkowania informacji. Różnica polega wyłącznie na formie zapisu (zamiast papierowej - elektroniczna). Wszystko inne jest takie samo. Poszukując konkretnego pliku (dokumentu), otwieramy właściwe katalogi na kolejnych szczeblach (szafę, segregator, teczkę), schodząc w dół struktury, aż dotrzemy we właściwe miejsce. Trzeba jednak wiedzieć, które katalogi kolejno otwierać. I tu pojawia się następny problem. Jak tworzyć strukturę katalogów, żeby była przejrzysta, umożliwiała łatwe skojarzenia i do minimum ograniczała poszukiwania? Nie jest to łatwe i takich poszukiwań nie da się całkiem uniknąć. Powinno ich jednak być jak najmniej.