Wyszukiwanie informacji w bazie danych
Podstawowym powodem, dla którego przechowujemy informacje składające się na bazę danych w komputerze, a nie w pudełku po butach, jest możliwość szybkiego wyszukiwania informacji, jaką daje nam komputer i program zarządzania bazami danych. Jednym ze sposobów na uporządkowanie rekordów jest posortowanie ich według pewnego klucza. Może być to nazwisko osoby czy też miasto, w którym mieszka i kolejność alfabetyczna. Wybieramy więc jedno pole, a program tworzy indeks bazy danych, układając rekordy w kolejności alfabetycznej. Adresy osób z nazwiskami zaczynającymi się na B są za adresami osób z nazwiskami na A, ale przed tymi z nazwiskami na C. To ułatwia nieco wyszukiwanie, ale tylko wtedy, gdy mamy do czynienia z kilkunastoma lub kilkudziesięcioma rekordami. Gdy informacji jest więcej, przydaje się funkcja wyszukiwania rekordów, których jedno z pól ma podaną przez nas wartość, na przykład adresów osób o nazwisku Wiśniewski. Może być ich więcej niż jeden - wtedy podajemy imię, rok urodzenia, miasto - aż zawęzimy pole poszukiwań do jednej osoby. Jednym ze sposobów wyszukiwania informacji jest szukanie na przykładzie (query by ex ample), gdzie do formularza rekordu wpisujemy dane, a komputer wyszukuje w bazie te rekordy, które zawierają wpisane wartości. Istnieją dwa rodzaje baz danych: bazy kartotekowe (flatfile databases) i bazy relacyjne (relational databases). Bazy kartotekowe to proste zbiory danych, które można przedstawić w postaci tabel, gdzie pola będą tworzyły kolumny, a rekordy - rzędy tabeli. Przykładem bazy kartotekowej jest notatnik adresowy, katalog w bibliotece czy dziennik szkolny. Do prowadzenia baz kartotekowych służą programy zarządzania bazami kartotekowymi. Są one prostsze i tańsze od relacyjnych; warto zwrócić uwagę na bogate możliwości graficznej prezentacji danych. Przykładem takiej bazy jest znana z Microsoft Windows Kartoteka. Bazy relacyjne oddają bardziej skomplikowane zależności między danymi, zwane relacjami. Na przykład nazwisko osoby łączy się z firmą, w której pracuje; firma ta ma z kolei swój adres; osoba pracuje też w określonym dziale, którego szefem jest inna osoba; rok temu pracowała jednak w innym dziale; dla każdej osoby pamiętane są długość i data rozpoczęcia pracy, ilość wolnych dni, wysokość zasiłków rodzinnych. Wszystkie te dane tworzą na przykład bazę kadrową firmy. Baza relacyjna składa się z mniejszych baz połączonych zależnościami czy też relacjami. Do prowadzenia baz relacyjnych służą programy zarządzania bazami relacyjnymi; można w nich również utworzyć i pracować z bazą kartotekową. Przykładem takiego programu, który szerzej omówimy na następnych stronach, jest Microsoft Access. Programy do zarządzania bazami danych wchodzą często w skład pakietów biurowych, obok edytorów tekstu i arkuszy kalkulacyjnych. Access jest na przykład częścią pakietu Microsoft Office Professional, w którym znajdują się także opisywane w poprzednich rozdziałach Word i Excel. Bazy danych mogą być zapisywane w różnych formatach, podobnie jak dokumenty tekstowe czy rysunki. Najbardziej szeroko stosowanym formatem zapisu' danych jest .DBF, format używany z początku w bazie dBase, a obecnie rozpoznawany przez większość programów do zarządzania bazami danych.